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日本において開催されます国際会議・シンポジウム・共同研究等で海外から研究者を招聘の際には、是非お気軽にご相談ください。
海外からのお客様に円滑な渡航をご提供するために、スケジュールの調整・確認から日本到着・ご帰国まで万全のサポートを致します。
① 外国の研究者へ直接連絡・スケジュール調整～航空券のお渡しまで対応
弊社では専任担当者により外国からのゲストと直接コンタクトを取り、スケジュール調整・航空券手配をはじめ、日本到着後の空港でのお出迎えやトランスファー手配(JR、空港シャトルサービス等)また移動手段ご案内、国内宿泊手配等包括的な旅行手配が可能です。
② 世界各国からのディスカウント航空券手配(エコノミークラス、ビジネスクラス)が可能
弊社が信頼を持つ世界各国のネットワークを通じて、ビジネスクラス、エコノミークラスの航空券を、経済的な料金で手配させて頂いております。
③ 専任の担当者による手配
手配業務については、専任スタッフが、最初のご案内からご帰国まで、責任を持って対応させて頂きます。
外国から研究者を研究費で招聘されるにあたっては、旅費法に基づく規定であったり、先方からの特定のご希望があったり、国籍や滞在期間・目的によってはビザが必要だったりと、何かと頭を悩まされることもあるかと思います。
招聘元であるお客様と、招聘されるお客様の双方のご要望にお応えできるようベストプランをご提案させて頂きます。
価格重視、利便性重視、特定の航空会社指定など、その都度ご希望お気軽にお申し付けください。豊富な学術渡航・招聘経験で、そうした点も考慮して、随時対応させて頂きます。
④ 旅費手続きにあたっての旅客運賃見積書(財務省様式1のBの4)等の作成
旅費執行にあたっての事務関連書類は、すべて日本円での事前のご用意となりますので、予算組み頂くのにも便利です。科学研究費、グローバルCOE、JSPS、JST、委任経理金等の取り扱い実績が多数ございます。
また各大学・研究機関への提出書類についても熟知しております。
精算はすべて日本で行いますので、事務手続き・経理処理をスムーズに進めて頂けます。
⑤ 精算方法もお気軽にご相談ください
謝金、日当、交通費などの立て替え払いが可能です。
また旅費精算時期を考慮しての支払期日、終了後の請求・精算もご相談ください。
⑥ 訪日外国人向旅行傷害保険の取り扱い
日本滞在中の思わぬトラブルに対応できるにように、弊社では日本滞在中に有効な訪日外国人向け旅行傷害保険の取り扱いもございます。
詳細についてはお気軽にお問い合わせください。
⑦ 第三国で開催されますシンポジウムおいても、同様の業務、手続きが可能です。是非お聞かせ下さい。
スタッフ全員が学術渡航手配歴７年以上というベテラン揃いだからこそ出来るトータルサポート！お客様の要望、条件に沿ってご出張をコーディネートいたします。
インターネットの普及により旅行に関する情報を簡単に入手することが可能となりました。しかし目的地の調査,交通手段や宿泊施設など細部の情報まで入手するには多大な時間と労力を必要とします。
また様々な要因から手配にはより専門的な知識が必要であり、刻一刻と変化する状況にあわせて対応していかなければなりません。
当社では高い専門知識をもった個別担当者がトータルサポート体制でお客様のご要望、ご相談に応じ柔軟且つ迅速に対応させて頂きます。
●正確な手配
海外航空券：全ての方面への航空券の手配が可能です。経験豊富なスタッフがベストルートをご案内いたします。
ホテル手配、訪問機関、学会会場に便利なホテルを探します。その他、列車手配、レンタカー手配、現地での交通手段、現地通訳等手配可能です。お気軽にお問い合わせください。
●かかりつけ医のような旅行社を目指しております。
●ゼミ旅行、学会参加ツアーも多数企画しており、オリジナルなツアーをご提案いたします。
お客様の了解のもと、パスポートデータを登録管理し有効期限切れなどを防ぎます。頂いたデータをもとに出入国カードを作成し、お渡ししております。目的地での査証の有無などの確認、査証取得代行も行っております。
また、お座席の希望やマイレージなどの情報も管理し、お客様のご希望に沿った旅をご提案させていただきます。
●確実な事務手続書類作成
各大学、各研究機関への提出書類については熟知しております。
科学研究費、グローバルCOE、委任経理金等の取り扱いにも実績が数多くございます。安心してお任せください。
●営業時間外／土日祝日も緊急用ダイヤルを設けて対応しております。
●お支払い
各種カードでのお支払いが可能です。航空会社のマイレージプログラム付帯のクレジットカードをご利用になりますと獲得マイル数により多種の特典も受けられます。経験豊富なスタッフがアドバイスさせていただきます。旅費の
拠出先によっては旅費精算時期を考慮してお支払期日を検討することも可能です。
どうぞお気軽にご相談ください。
●アフターフォロー
ご出張からご帰国後、手配においての問題点や現地事情、お客様の体験談等をお聞かせいただき、今後の改善策を講じ、より的確な手配を目指します。
～ 心のかよったアットホームな国際会議の運営を心がけております。 ～
昨今の経済状況を考えますと派手なことは出来ませんが、おもてなしの心とチームワークですばらしい国際シンポジウムを企画、運営することが出来ます。ご気楽にお問い合わせください。
○会議場、受付、バンケット、コーヒーブレイク等のケイタリング、ホテルの手配
○登録業務の代行、アシスタントの派遣、カード決済システムの導入のご相談
○通訳及び同時通訳のシステムと要員の派遣
○到着空港のお出迎え、お見送り、乗り換え駅
(例：東京駅)での乗り換えアシスト、JR券の立替
※一部の業務は株式会社旅行綜研との労働者派遣契約による派遣となります。
～ 24時間体制で海外の事故に対応いたします。 ～
現地でのアシスタンス会社及び現地オペレーターの緊急ネットワーク システムを利用する場合は海外傷害保険、ガリバーズトラベルのホテルをご利用することが必要になります。
一次的には在外公館(領事館、大使館)に連絡し、同時に弊社の緊急連絡先に電話をして頂きます
。連絡が入り次第、ご家族、大学研究室及び事務、外務省領事局海外邦人安全課、航空会社、保険会社、など事故の内容により、的確に連絡し敏速に対応します。
■海外傷害保険
(世界に旅立つあなたを、安心と信頼のネートワークがサポートします)
海外傷害保険は重大事故、ケガや病気での治療、入院費用ばかりではなく、様
々な場面で助けになる事例が数多くあります。クレジツトに付帯している保険だけではカバーしきれない事がありますので小額でも海外傷害保険のご加入をお勧めいたします。安全なご旅行を心より願っております。
